Avoir un évènement « Comité de direction » est un moment passionnant pour une DMC marocaine . Les VIP (et leurs planificateurs de voyage) ont des normes élevées, et c’est une réalisation digne de mention si votre prestataire est choisi pour accueillir un client prestigieux. Cependant, cela peut aussi être angoissant et difficile, car les enjeux sont élevés et les comités de pilotages ne sont pas comme les voyageurs ordinaires. A Tendencia Events & Travel , on déploie tant d’efforts pour laisser notre service comme un souvenir gravé dans le cœur de nos clients les plus importants , pour cela on citera dans cette article notre démarche spéciale avec ce qu’on appelle « les comités de direction » :
Commencez tôt !
Commencez tôt L’organisation et la planification sont essentielles parce qu’il y a toujours des défis supplémentaires lorsqu’il s’agit d’accueillir des clients de haut niveau. Assurez-vous d’avoir les bons contacts prêts, établissez le contact et demandez quels documents doivent être rassemblés, de quelle manière et à qui ils doivent être présentés. S’il y a des séjours à l’hôtel , investissez du temps pour apprendre à connaître les hôtes qui y travaillent et vérifiez à nouveau juste avant l’arrivée du client.
Anticiper tout ce qui peut mal tourner
La sécurité ne peut être compromise et il est important d’avoir un bon plan de gestion des risques. Déterminer les points précis de l’itinéraire qui pourraient comporter des risques potentiels et tenir compte des ressources disponibles pour minimiser, surveiller et contrôler la probabilité et/ou l’impact de tels événements. Ayez toujours à l’esprit l’évacuation et les itinéraires alternatifs. Certaines entreprises peuvent choisir de voyager avec un médecin à portée de main, mais quoi qu’il en soit, toujours savoir où se trouvent les centres de soins médicaux les plus proches à chaque étape du voyage. Il faut imaginer les pires scénarios est même si c’est un exercice effrayant, mais il est important de savoir exactement comment nous pourrions faire face à chaque situation possible, de quelles ressources nous disposons et de quelle aide supplémentaire nous pourrions avoir besoin.
Clouer la logistique
Dressez une liste de toutes les voitures, des chauffeurs, des noms des employés, des distances, des arrêts, des adresses d’hôtels et des numéros de chambres d’hôtel. Lors de la planification de l’hébergement et du transport, n’oubliez pas que l’agents de sécurité voudra probablement une chambre dans le même hôtel et son propre moyen de transport qui le suivra de près. Des permis spéciaux peuvent être nécessaires.
Construisez votre équipe
Choisissez soigneusement les membres du personnel qui seront en contact direct et indirect avec le client. Connaissez vos guides et votre personnel. Lorsque des circonstances imprévues surviennent, vous devez pouvoir faire appel à un plus grand nombre de personnes pour vous aider, alors assurez-vous d’avoir du personnel de relève qualifié et disponible. De plus grands groupes de comité de direction ont besoin de plus de personnel prêt à agir à tout moment.
Maintenir la confidentialité
Il est essentiel de respecter les ententes sur la protection de la vie privée et la confidentialité. Conserver l’identité d’un VIP en cas de besoin d’en connaître. Dans bien des cas, la plupart des gens n’avaient pas besoin de connaître l’identité de notre invité spécial. De plus, il peut y avoir des préoccupations strictes en matière de protection de la vie privée, en particulier dans le cas des mineurs. Les entreprises peuvent être tenues de signer des documents juridiques les empêchant de révéler l’identité du client pendant un certain temps, voire pour toujours. Dans certains cas, les entreprises peuvent ne pas être autorisées à prendre des photos, et dans d’autres, elles peuvent l’être mais vous ne pouvez pas les publier. Ou encore, les entreprises peuvent être en mesure d’utiliser les photographies, mais ne pas étiqueter les clients les plus en vue sur les médias sociaux.
Et puis au finale « Agir normalement »
Accueillir un comité de direction n’est pas une situation normale, mais tout le monde (le personnel, la sécurité et le VIP) se détendra davantage si vous faites semblant de l’être. Ne soyez pas étonné, ne posez pas de questions personnelles ou ne devenez pas trop copain.
